מדיניות זו מסבירה איזה מידע אישי נאסף ומעובד בשירות OrechDin Pro (להלן: "השירות"), לאילו מטרות, עם מי הוא משותף, כמה זמן הוא נשמר ומהן זכויותיכם. המדיניות נכתבה בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 (להלן: "חוק הגנת הפרטיות"), לרבות תיקון מס' 13 לחוק, ולתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017.
המדיניות היא חלק מתנאי השימוש. המונחים בה מנוסחים בלשון רבים ומתייחסים לכל המגדרים.
1. מי אנחנו
השירות מופעל על ידי Majd Rezik, עוסק יחיד בישראל (להלן: "המפעיל", "אנחנו"). לכל פנייה בנושא פרטיות: support@orech.co.il.
2. מי אחראי על המידע: המשרד כבעל המאגר, המפעיל כמחזיק
בשירות יש שני סוגי מידע, ולכל אחד מהם אחריות שונה:
- תוכן המשרד – מידע שמשרד עורכי הדין ומשתמשיו מעלים לשירות או יוצרים בו, כגון פרטי לקוחות המשרד, תיקים, מסמכים, הערות, אירועים ומשימות, ומידע על צדדים שלישיים. לגבי מידע זה, המשרד הוא בעל המאגר (בעל השליטה) והוא שקובע את מטרות העיבוד; המפעיל הוא "מחזיק" המעבד את המידע מטעם המשרד ולפי הוראותיו בלבד, כמשמעם בחוק הגנת הפרטיות.
- מידע חשבון ושימוש – פרטי המשתמשים במשרד (כגון שם, דוא"ל ותפקיד), פרטי החיוב של המשרד, ונתונים טכניים על השימוש בשירות. לגבי מידע זה המפעיל הוא בעל השליטה.
לקוחות המשרד ונושאי מידע אחרים שמידע עליהם נשמר בשירות מתבקשים לפנות קודם כול אל משרד עורכי הדין, שהוא האחראי למידע ולמענה לבקשותיהם. אם פנייה כזו תגיע אלינו, נעביר אותה למשרד ונסייע לו לטפל בה.
3. איזה מידע אנו מעבדים
- פרטי הרשמה וחשבון: שם, שם המשרד, כתובת דוא"ל, סיסמה (נשמרת כגיבוב חד-כיווני בלבד), שפה מועדפת, תפקיד במשרד, והגדרות אימות דו-שלבי (הסוד נשמר מוצפן).
- תוכן המשרד: כל מה שהמשרד מעלה או יוצר – לקוחות, תיקים, מסמכים וקבצים, טקסט שחולץ מהם, סיכומים, שיחות עם עוזר ה-AI, יומן, משימות, הערות, תבניות, דרישות תשלום ועוד. תוכן זה עשוי לכלול מידע בעל רגישות מיוחדת (כגון מידע על הליכים משפטיים, מידע רפואי או כלכלי).
- נתוני שיתוף וחתימה: כשהמשרד משתף מסמך או שולח מסמך לחתימה, נשמרים פרטי הנמען או החותם שהמשרד הזין, וכן כל צפייה, הורדה, העלאה או חתימה דרך הקישור – כולל מועד, כתובת IP וסוג הדפדפן – לצורך תיעוד ואימות.
- יומני אבטחה ופעילות: התחברויות, פעולות משמעותיות במשרד (כגון מחיקה, ייצוא ושינוי הרשאות), כתובת IP וסוג הדפדפן. יומן הביקורת נשמר כשרשרת חתומה (hash chain) כדי שלא ניתן יהיה לשנותו בלי שהדבר יתגלה.
- נתוני חיוב: התוכנית, מספר המשתמשים, בקשות לחשבונית, תשלומים וחשבוניות שהונפקו.
- נתוני שימוש ב-AI: כמות השימוש (מספר טוקנים, עלות, סוג הפעולה) לצורך חישוב קרדיטים ובקרת עלויות. רישום זה אינו כולל את תוכן המסמכים או השאלות.
- נתונים טכניים ותקלות: דיווחי שגיאות טכניים (באמצעות Sentry), ללא פרטים מזהים וללא תוכן מסמכים.
4. למה אנו משתמשים במידע
- הפעלת השירות עבור המשרד ולפי הוראותיו, לרבות אחסון, חיפוש, סיכום ועיבוד תוכן המשרד;
- ניהול החשבון, ההרשאות, החיוב והנפקת חשבוניות;
- אבטחת מידע, מניעת שימוש לרעה, ניטור ותיעוד, וזיהוי ותיקון תקלות;
- תמיכה ומענה לפניות;
- שליחת הודעות תפעוליות (כגון הודעות אבטחה, חיוב ושינויים בתנאים);
- עמידה בחובות על פי דין.
איננו מוכרים מידע אישי, איננו משתמשים בתוכן המשרד לפרסום, ואיננו משתמשים בתוכן המשרד לאימון מודלי בינה מלאכותית.
5. בינה מלאכותית
תכונות ה-AI בשירות מופעלות באמצעות ממשק ה-API של Anthropic (מודלי Claude). כאשר משתמש מפעיל תכונה כזו, מועבר ל-Anthropic רק המידע הנדרש לה:
- סיכום מסמך: הטקסט של המסמך, ובמסמך סרוק – תמונות העמודים לצורך פענוח טקסט (OCR).
- עוזר AI: שאלת המשתמש, קטעים רלוונטיים ממסמכי המשרד שנמצאו בחיפוש, והקשר מהתיק (כגון כותרת, ערכאה, סטטוס, אירועים, משימות והערות). ההקשר מהתיק אינו כולל נתוני חיוב ואינו כולל את מספר הזהות, הטלפון או הדוא"ל של הלקוח.
ניתן לשמור מסמך בשירות ללא עיבוד AI; מסמך כזה לא יישלח ל-Anthropic. החיפוש בשירות מתבצע במסד הנתונים שלנו ואינו מחייב שליחת מידע לספק חיצוני.
על פי התנאים המסחריים של Anthropic לשימוש ב-API, Anthropic אינה משתמשת במידע הנשלח אליה לאימון מודלים, והיא שומרת אותו לתקופה מוגבלת בלבד לצורכי הפעלה ואבטחה, בהתאם למדיניותה.
על המשרד לשקול אם נדרשת הסכמת לקוחותיו לעיבוד באמצעות AI. בשירות זמינה תבנית "הסכמה מדעת לשימוש בכלי בינה מלאכותית" לשימוש המשרד. תוצרי AI אינם ייעוץ משפטי ויש לבדוק אותם, כמפורט בתנאי השימוש.
6. ספקי משנה
אנו נעזרים בספקי השירות הבאים לצורך הפעלת השירות. כל ספק מקבל רק את המידע הנדרש לתפקידו ומחויב כלפינו בסודיות ובאבטחת מידע:
| ספק | תפקיד | מיקום עיקרי של העיבוד |
|---|---|---|
| Netlify, Inc. | אירוח האפליקציה, הפעלת השרת (פונקציות) ואחסון קבצים (Netlify Blobs) | ארה"ב (רשת הפצה גלובלית) |
| Neon (Databricks, Inc.) | מסד הנתונים (PostgreSQL) | ארצות הברית – אוהיו (AWS us-east-2) |
| Anthropic, PBC | מודלי בינה מלאכותית (Claude) לסיכום, OCR ועוזר AI | ארה"ב |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | ניטור תקלות טכניות, ללא פרטים מזהים וללא תוכן מסמכים | ארה"ב |
| Oracle (Oracle Cloud Infrastructure) | אחסון גיבויים מוצפנים | ישראל – אזור ירושלים |
| Resend | שליחת הודעות דוא"ל תפעוליות | ארה"ב |
נעדכן רשימה זו כאשר נוסיף או נחליף ספק משנה. על הוספת ספק משנה שמעבד תוכן משרד נודיע מראש לבעלי המשרדים.
7. העברת מידע אל מחוץ לישראל
חלק מספקי המשנה מעבדים מידע מחוץ לישראל, בעיקר באיחוד האירופי ובארצות הברית. העברות אלה נעשות בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א-2001: מדינות האיחוד האירופי חלים עליהן דיני הגנת מידע שהוכרו כמתאימים, ולגבי העברות לארה"ב אנו מסתמכים על התחייבויות חוזיות של הספקים לשמירה על המידע ואבטחתו ולאי-העברתו הלאה שלא לצורך השירות.
הגיבויים המוצפנים נשמרים בישראל.
8. אבטחת מידע
אנו נוקטים אמצעים ארגוניים וטכנולוגיים להגנה על המידע, בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017, ובהם:
- הצפנת כל התקשורת (HTTPS/TLS) והצפנת המידע במנוחה אצל ספקי האחסון;
- הפרדה לוגית מלאה בין משרדים – כל בקשה מוגבלת לנתוני המשרד של המשתמש;
- סיסמאות נשמרות כגיבוב חד-כיווני; סשן ההתחברות נשמר בעוגייה מאובטחת (HttpOnly) ומסתיים לאחר חוסר פעילות;
- אימות דו-שלבי (TOTP) לכל משתמש, ואפשרות לבעלי המשרד לחייב אותו לכל המשתמשים;
- יומן ביקורת חתום והתראות אבטחה לבעלי המשרד;
- קישורי שיתוף וחתימה אקראיים, מוגבלים בזמן וניתנים לביטול, שנשמרים מוצפנים;
- גיבויים מוצפנים כל כמה שעות, ותרגול שחזור תקופתי;
- גישה של המפעיל לתוכן משרד רק כשהדבר נחוץ לתפעול, לאבטחה או לתמיכה שהמשרד ביקש.
אף מערכת אינה חסינה לחלוטין. אם יתרחש אירוע אבטחה חמור שנוגע לתוכן משרד, נודיע למשרד ללא דיחוי, נמסור לו את המידע הדרוש לו כדי לעמוד בחובותיו (לרבות דיווח לרשות להגנת הפרטיות כנדרש בתקנות), ונפעל לצמצום הנזק.
9. שמירת מידע ומחיקתו
- כל עוד החשבון פעיל, תוכן המשרד נשמר עד שהמשרד מוחק אותו.
- פריט שנמחק עובר ל"פריטים שנמחקו" ונשמר שם 30 יום, כדי לאפשר שחזור. לאחר מכן הוא נמחק לצמיתות, יחד עם קבציו, בתהליך יומי אוטומטי. פריטים בתיק שסומן "הקפאת מחיקה" (legal hold) אינם נמחקים עד להסרת הסימון.
- גיבויים מוצפנים נשמרים עד 35 יום ואז נמחקים, כך שמידע שנמחק עשוי להישאר בגיבוי עד תום תקופה זו.
- ייצוא נתונים שהופק זמין להורדה 7 ימים ולאחר מכן נמחק.
- סגירת חשבון: לאחר סיום המנוי החשבון עובר למצב קריאה בלבד, וניתן לייצא ממנו את כל הנתונים. לבקשת בעלי המשרד, או אם החשבון לא חודש במשך 90 יום מתום המנוי, נמחק את תוכן המשרד ממערכות הייצור תוך 30 יום, והוא יימחק מהגיבויים בתום מחזור הגיבוי. נודיע לבעלי המשרד לפני מחיקה שלא התבקשה.
- נשמור מידע מעבר לכך רק אם הדין מחייב זאת – למשל רשומות חיוב וחשבוניות, שנשמרות לתקופה הקבועה בדיני המס.
- משרדי הדגמה (סביבת "נסו עכשיו") מכילים נתונים בדויים ועשויים להימחק בכל עת.
10. זכויותיכם
על פי חוק הגנת הפרטיות, אדם זכאי לעיין במידע עליו המוחזק במאגר מידע, ולבקש לתקן או למחוק מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן. בנוסף, ניתן לבקש להפסיק לקבל מאיתנו פניות שיווקיות, אם יישלחו.
- משתמשי השירות יכולים לעיין ברוב פרטי החשבון ולתקן אותם במסך הפרופיל. לבקשות נוספות לגבי מידע החשבון – פנו אל support@orech.co.il. נשיב תוך 30 יום.
- בעלי המשרד יכולים בכל עת להפיק ייצוא מלא של נתוני המשרד ממסך הגדרות המשרד (בכל תוכנית), ולמחוק מידע מתוך השירות.
- לקוחות של משרד עורכי דין ונושאי מידע אחרים בתוכן המשרד: יש לפנות אל משרד עורכי הדין, שהוא בעל המאגר (ראו סעיף 2). נסייע למשרד לענות לבקשה.
אם אינכם מרוצים מהטיפול בפנייתכם, תוכלו לפנות לרשות להגנת הפרטיות במשרד המשפטים.
12. קטינים
השירות מיועד לעורכי דין ולמשרדיהם ואינו מיועד לקטינים. מידע על קטינים עשוי להיכלל בתוכן המשרד במסגרת הטיפול המשפטי, ובמקרה זה הוא באחריות המשרד כבעל המאגר.
13. שינויים במדיניות
אנו עשויים לעדכן מדיניות זו. על שינוי מהותי נודיע לבעלי המשרדים בדוא"ל או בהודעה בשירות לפני כניסתו לתוקף. מועד העדכון האחרון מופיע בראש עמוד זה.
14. יצירת קשר
שאלות, בקשות ותלונות בנושא פרטיות: support@orech.co.il. Majd Rezik (עוסק יחיד), ישראל.